C’est quoi une archive locale de messagerie ?

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Organiser efficacement ses e-mails avec l’archive locale de messagerie

Explication générale :

Une archive locale de messagerie est un fichier de données créer à partir d’un logiciel de messagerie, tel que Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, qui contient des messages électroniques archivés. Cette archive locale est stockée dans l’ordinateur de l’utilisateur et peut être utilisée pour stocker des messages électroniques qui ne sont plus nécessaires dans la boîte de réception principale, mais qui doivent être conservés.

Les archives locales de messagerie sont souvent utilisées pour économiser de l’espace dans la boîte de réception principale, qui peut devenir encombré avec des centaines ou des milliers de messages électroniques. En archivant les messages les plus anciens ou les moins importants, les utilisateurs peuvent garder leur boîte de réception principale bien organisée.

En outre, les archives locales de messagerie peuvent également être utiles pour des raisons de conformité légale. Des entreprises peuvent être tenues de conserver tous les messages électroniques pertinents pour une certaine période de temps, et en archivant ces messages, elles peuvent s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences légales.

Exemple d’utilisation :

Supposons que vous utilisez une messagerie Gmail et que vous préférez accéder à vos messages électroniques en utilisant un logiciel de messagerie tel que Outlook ou Thunderbird. Grâce à ces logiciels, vous pouvez télécharger tous vos messages sur votre ordinateur, ce qui vous permet d’y accéder même lorsque vous n’êtes pas connecté à internet.

En utilisant votre logiciel de messagerie, vous avez une copie exacte de tous les messages stockés sur le serveur Gmail. Cependant, si votre espace de stockage est limité, vous devrez peut-être supprimer certains messages pour libérer de l’espace.

Explication métaphorique :

Imaginez que votre boîte de réception est votre « maison » où vous stockez tous vos e-mails entrants. Cependant, au fil du temps, votre maison devient encombrée et vous devez faire de la place pour de nouveaux e-mails. C’est là qu’intervient l’archive locale de messagerie.

L’archive locale de messagerie peut être considérée comme un « entrepôt » supplémentaire où vous pouvez stocker les e-mails plus anciens que vous ne consultez plus souvent. Comme un entrepôt, l’archive locale de messagerie vous permet de libérer de l’espace dans votre boîte de réception tout en conservant l’accès à ces e-mails archivés en cas de besoin.

Tout comme vous pouvez organiser votre entrepôt avec des étagères et des boîtes pour retrouver facilement ce dont vous avez besoin, vous pouvez également organiser votre archive locale de messagerie en créant des dossiers et des sous-dossiers pour classer vos e-mails archivés par catégorie ou par date.

Dans l’image ci-dessous, tout ce qui est en dessous de l’onglet « Dossiers locaux » (Corbeille, Archives) seront accessible uniquement en local. Tandis que les mails dans les dossier (Courrier entrant, Brouillons, Envoyés etc…) Sont accessible en ligne, les dossier locaux ne se synchronise pas.

Créer une archive locale de vos emails

Mais que faire si vous souhaitez conserver ces messages importants ?

C’est là qu’intervient l’archive locale. En créant une archive locale, vous pouvez stocker ces messages sur votre ordinateur. Contrairement aux messages stockés sur le serveur, les messages de l’archive locale ne sont pas accessibles depuis d’autres appareils car il ne sont pas synchronisés avec le serveur. En d’autres termes, l’archive locale est un moyen pratique de conserver des messages importants sans prendre de l’espace supplémentaire sur votre messagerie en ligne.

Si vous changez d’ordinateur et que vous réinstallez votre messagerie, tous les e-mails stockés sur le serveur (Gmail) seront disponibles. Pour accéder aux messages électroniques archivés, vous devez transférer l’archive locale créer précédemment sur le nouvel ordinateur et l’ajouter au logiciel de messagerie.

l’archive locale de messagerie est un outil utile pour gérer vos e-mails et éviter l’encombrement de votre boîte de réception. C’est comme avoir un entrepôt de stockage supplémentaire pour garder vos objets en toute sécurité et les retrouver facilement en cas de besoin.